Bis Ende März 2000 war das Kleist-Archiv Sembdner eine Abteilung der Stadtbücherei Heilbronn, die bis Ende April 1992 von Büchereidirektor Dr. Konrad Umlauf, ab Anfang Mai 1992 von Büchereidirektor Günther Emig geleitet wurde. Die teilweise mit Zeitvertrag eingestellten wissenschaftlichen Mitarbeiter waren entweder für konkrete Projekte (Buchprojekt "Kleist-Archiv Sembdner, Bestandsverzeichnis", Dr. Brigitte Schillbach) oder als "wissenschaftliche Mitarbeiter" (so der Text der Stellenausschreibung) angestellt. Eine explizite Leitungsfunktion oder sonstige Dinge wie Herausgeberschaft von Veröffentlichungen usw. war damit nicht verbunden. Verantwortlich war die jeweilige Amtsleitung der Stadtbücherei. Sehr früh schon arbeiteten Senioren, die in der Regel über das Seniorenbüro Heilbronn vermittelt wurden, ehrenamtlich mit.
21. September 1991 bis 30. April 1992 Büchereidirektor Dr. Konrad Umlauf in Personalunion mit Leitung der Stadtbücherei
7. Mai 1992 bis 29. März 2000 Büchereidirektor Günther Emig in Personalunion mit Leitung der Stadtbücherei
Seit 30. März 2000 Günther Emig als Direktor des Kleist-Archivs Sembdner
7. Juni 1993 bis 30. September 1994 Dr. Brigitte Schillbach als wissenschaftliche Angestellte mit befristetem Vertrag zur Erstellung des "Bestandsverzeichnisses"
1. April 1996 bis 3. September 1997 Wiss. Angestellte Anke Tanzer
1. Mai 1998 bis 30. März 2000 Wiss. Angesteller Anton Philipp Knittel als Erziehungsurlaubsvertretung für Anke Tanzer
4. September 2000 Büchereiangestellte Jutta Maier (1/2 Stelle) zunächst befristet auf zwei Jahre von der Stadtbücherei abgeordnet, inzwischen fest beim Kleist-Archiv Sembdner
1. April 2005 Für die aus persönlichen Gründen ausgeschiedene Frau Maier kommt Jasminka Jovicic